Gérer correctement les factures fournisseur est une tâche difficile pour bien des entreprises. Du fait de la globalisation croissante des entreprises, le processus d’approbation est devenu plus complexe. Pour aggraver les choses, les factures contiennent souvent des informations incorrectes ou incomplètes, ce qui ralentit leur traitement et peut entraîner des pénalités pour paiement en retard ou l’interruption de la chaîne d’approvisionnement. Ajoutez à cela le coût associé à la photocopie et à la distribution des factures papier et tout le monde sera d’accord : la gestion de la facturation fournisseurs est complexe et onéreuse. La dématérialisation des documents et leurs traitements s’imposent comme étant une alternative efficace.
Open Text Vendor Invoice Management est une solution professionnelle « en lots » qui s’attaque à ce problème d’entreprise : régler le montant dû aux fournisseurs dans les délais. VIM by SAP vient en supplément d’un système SAP. La majeure partie des fonctions et processus sont exécutés dans le système SAP. Le module est intégré avec des fonctions SAP standard comme le contrôle des factures, le blocage et déblocage des paiements en cas d’écarts constatés, le traitement financier,etc. Le principe de base de VIM by SAP s’appuie sur la dématérialisation (en général la numérisation) de la facture fournisseur de façon à éviter les échanges papiers entre les services et augmenter la performance dans la gestion des factures fournisseurs tant au niveau temps que qualité:
Étapes du processus VIM by SAP
- Numérisation / Import d’image électronique / Archivage
Cette première étape consiste à récupérer la facture sous forme dématérialisée, soit en la récupérant du fournisseur sous format image. C’est à cette étape initiale que le document est également stocké sur le serveur d’archivage
- Capture de méta données
Cette étape, facultative, effectue une reconnaissance des caractères sur les documents.La reconnaissance des caractères ou OCR pour Optical Character Recognition permet de renseigner un certain nombre de champ sans intervention. Seule la dernière étape de complément, correction et validation se fait manuellement. Cette étape reste relativement indépendante de SAP car elle consiste à reconnaitre les informations sur les documents sans les interpréter (ou peu) par rapport aux données de base du système SAP.
- Indexation
La phase d’indexation, permet quant à elle, de rapprocher les méta données de la facture aux données de SAP. Cette phase va par exemple bloquer une facture même si le fournisseur à correctement été reconnu mais que celui-ci n’est pas créé dans SAP pour la société a qui est adressée la facture. La gestion de l’indexation se fait par la levée des exceptions. On entend par Exception, un contrôle effectué par le système entre les méta données et leur cohérence dans SAP. C’est aussi à cette étape que le document facture peut être transmis à différent services par « workflow » et gestion de tâches à différents service de l’entreprise. On peut par exemple attendre la validation d’un acheteur si la facture est supérieure à la commande associée dans le système.
- Comptabilisation
Lorsque la phase d’indexation est terminée, toutes les exceptions potentielles ont été couvertes. La facture peut être comptabilisée. Cette phase peut, selon le paramétrage choisi, être automatique dès lors qu’il n’existe plus d’exception ou faire l’objet d’un traitement manuel par le comptable pour dernière validation.
Fonctions annexes de VIM by SAP
En parallèle à ces flux dématérialisés et pour assurer un traitement de la facture dans les délais les plus brefs, VIM by SAP permet de relancer les acteurs dont les tâches attendues sont en retards et offre un panel d’indicateurs sur les flux traités. Des gestions de délégations de traitements sont également possibles notamment pour parer aux absences des acteurs.
Conclusion :
La grande force de la solution VIM by SAP est de proposer une solution de dématérialisation des factures fournisseurs en les archivant à un endroit unique et centralisé. L’affichage de la pièce numérisée reste disponible tout au long de son traitement et ensuite lors de sa comptabilisation définitive dans SAP.
